Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

• решения производственных вопросов,
• переговоров о возможном сотрудничестве,
• установления деловых контактов,
• исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

• почему не удалось выполнить служебное задание,
• каков результат поездки,
• чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

• проведения ключевых переговоров с партнерами,
• участия в официальных мероприятиях,
• с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

• проведение переговоров с ООО «Комплект»;
• демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
• участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
• проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
• участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
• выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
• обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
• повышение профессионального уровня;
• ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

• подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
• участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
• проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

• установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
• довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
• договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

• Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
• Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

• проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
• заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
• расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
• участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
• обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
• обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
• организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

• встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
• визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
• переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
• встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

• проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
• контроль за работой филиала компании,
• участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
• предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

• проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
• установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
• заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
• согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

• монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
• установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
• гарантийное обслуживание станка «А-2»,
• регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
• внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
• профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

• доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
• получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
• ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
• техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это - не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник аст. 166 ТК РФ . Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни кп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П .

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

• потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210 , ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года - сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало гп. 5 ст. 226 НК РФ ;
• исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн оп. 16 ст. 270 , п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
• не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор уп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) .

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки - это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени истатьи 133, 133.1 ТК РФ . Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения - выполнение временных рабо тстатьи 58, 59 ТК РФ .

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

• <или> возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк уч. 2 ст. 709 , ст. 783 , ч. 2 ст. 975 ГК РФ . На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 , от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 , ни страховые взнос ыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам ип. 1 ст. 252 НК РФ . А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
• <или> сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано:

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

• <или> договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
• <или> договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209 , п. 1 ст. 210 , пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ , зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

• крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци ип. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее - Закон № 14-ФЗ); пп. 1- 3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее - Закон № 208-ФЗ) ).

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци йп. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ;

• сделки с заинтересованность юст. 45 Закона № 14-ФЗ ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ ;
• любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени яп. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ .

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра тст. 252 НК РФ . Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

• <или> внереализационные расходы, перечень которых открыты йст. 265 НК РФ ;
• <или> расходы на управление в составе прочи хподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье - как внереализационные расходы на проведение общих собрани йподп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ .

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.

Бухгалтеру при квалификации хозяйственной операции, связанной с оплатой расходов учредителей, приходится сталкиваться с трудностями, возникающими из противоречий, содержащихся в нормах российского законодательства, нечетких определений экономического и правового содержания фактов хозяйственной жизни, а также особого статуса учредителей как собственников компании. О том, как правильно оформлять и принимать к учету расходы учредителя, узнаете в статье

13.02.2015
Актуальная бухгалтерия

Кто такой учредитель?

Постараемся понять, кто такой учредитель и какие у него права в отношении распоряжения финансовыми средствами организации. Сразу отметим, что будем вести речь о коммерческих организациях, основной целью которых является получение прибыли.

Часто среди предпринимателей складывается мнение, что учредитель является собственником бизнеса. Именно учредителям организация обязана своим существованием, так как они вложили свои средства и силы в ее создание. Однако российское законодательство определяет, что имущество собственников обособлено от имущества организации, ими созданной. Учредитель (участник) юридического лица не отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо не отвечает по обязательствам учредителя (участника) (п. 3 ст. 56 ГК РФ). Учредителю принадлежит доля (акции) в уставном капиталеобщества, а не имущество самой организации. Обязательства учредителей ограничиваются их долей в уставном капитале и необходимостью участвовать в управлении организацией. Таким образом, распоряжаться имуществом общества учредитель не вправе. Федеральными законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью определены обязанности учредителей (Федеральные законы от 08.02.1998 № 14-ФЗ, от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Среди них выделим следующие: необходимость внесения вклада в уставный капитал, участие в общем руководстве и управлении деятельностью коммерческой организации, создании совета директоров. Отметим, что учредители могут входить в состав совета директоров, а могут не являться членами постоянного руководящего органа общества. Принадлежность учредителя к совету директоров является существенным моментом в квалификации его расходов при налогообложении прибыли.

Выплаты учредителям и Налоговый кодекс

Расходы и выплаты, касающиеся учредителей, регулируются следующими нормами Налогового кодекса:

• подп. 49 п. 1 ст. 264 - другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (в некоторых случаях финансовое ведомство позволяет признавать расходы по этому пункту);
• п. 2 ст. 264 - в состав представительских расходов, относящихся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, включаются затраты участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• подп. 16 п. 1 ст. 265 - к внереализационным расходам относятся затраты на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности: аренду помещений, подготовку и рассылку необходимой для проведения собраний информации и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания;
• п. 21 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);
• п. 48.8 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся суммы вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров.

Как видно из указанных правил налогообложения прибыли, перечень ситуаций, позволяющих признавать в налоговом учете расходы учредителей, невелик. На наш взгляд, существенным ограничением в отношении признания таких расходов являетсяпункт 48.8 статьи 270 Налогового кодекса, который буквально вычеркивает все выплаты в пользу членов совета директоров из расчета налога на прибыль.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что отношения членов совета директоров и организаций не относятся ни к гражданско-правовым отношениям, ни к трудовым отношениям, если не заключаются соответствующие договоры (письмо Минфина России от 05.03.2010 № 03-03-06/1/116). Ссылаясь на данное письмо финансового ведомства, считаем необходимым пояснить следующую ситуацию. В письме рассматривается конкретный эпизод выплаты вознаграждения членам совета директоров. Это позволяет предполагать, что расходы, не касающиеся поощрительных выплат, к выводам письма не относятся. Однако словосочетание "иных выплат" буквально означает все выплаты в пользу членов совета директоров.

Таким образом, во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль, все выплаты членам совета директоров налогоплательщику следует квалифицировать как расходы, не учитываемые при налогообложении. Если с членом совета директоров не заключен трудовой договор или договор ГПХ, то все компенсации расходов этим лицам не учитываются при расчете налога на прибыль (расходы на поездки, оплата гостиниц, представительские расходы и др.).

Расходы учредителя в отдельных случаях

Рассмотрим самые распространенные ситуации, когда учредитель действует в интересах компании:

• участие в организационных мероприятиях по управлению хозяйственным обществом, предусмотренных уставом;
• выполнение определенных функций работников компании;
• представление интересов компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Отметим, что личные потребности учредителей в их собственных интересах могут оплачиваться компанией, но только в пределах положенных им дивидендов или по согласованию с другими участниками общества. Такая ситуация иногда встречается в практике, но не должна носить регулярный характер. Иначе компания станет убыточной, а это не служит основной цели создания коммерческой организации - извлечению прибыли. Такие расходы однозначно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Рассмотрим первую ситуацию, когда учредителю необходимо прибыть на общее собрание учредителей в дочернюю компанию. В данном случае учредитель может находиться в месте расположения дочерней компании, а может проживать в другом городе или другой стране. При этом он может иметь трудовой договор с ней, а может и не состоять в ее штате.

Если учредитель проживает в месте нахождения дочерней компании, то он не нуждается в расходах на поездку. Если же он находится в другом городе или стране, то необходимо позаботиться об организации его поездки (приобретение билетов, оформление визы, проживания, питания и др.).

Разберемся, можно ли данную поездку считать командировкой? Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Нередки случаи, когда материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. В этом случае у материнской компании возникнут командировочные расходы. На наш взгляд, такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Обратите внимание: если дочерняя компания имеет трудовой договор с учредителем, то она поездку такого работника может квалифицировать как служебную командировку. Расходы по такой командировке лучше учесть по статье "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".

В случае же если между учредителем и дочерней компанией трудовой договор не оформлен, то данная поездка не является служебной командировкой. Поэтому расходы учредителя на проезд до места, где проводится собрание учредителей дочерней компании, нельзя учесть по статье "Командировочные расходы" (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Некоторые специалисты считают, что рассматриваемые расходы на поездки учредителей могут быть учтены в качестве представительских расходов. Другие придерживаются мнения, что перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Поэтому организация самостоятельно должна принять решение о признании таких расходов в налоговом учете, оценив все возможные риски.

Вопросы, связанные с признанием расходов на поездки учредителей (оплата пассажирских билетов, трансфера, гостиниц, визы, питания, транспортного обеспечения и др.), являются спорными. С одной стороны, это расходы самих учредителей, так как они обязаны и заинтересованы участвовать в управлении дочерней компании. С другой стороны, дочерняя компания также обязана привлекать в своей деятельности учредителей. Эти отношения должны регулироваться уставом.

На наш взгляд, затраты на организацию поездки учредителей в налоговом учете можно отнести к другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом цель поездки должна быть предусмотрена уставом и присутствие учредителя обязательно для решения вопросов компании. Например, назначение генерального директора, аудитора, ревизора, утверждение годового отчета и другие необходимые в деятельности компании мероприятия. Эти расходы не нормируются налоговым законодательством. Однако для компании будет полезным составить смету или бюджет мероприятия, согласовать этот документ со всеми учредителями и утвердить его у генерального директора. В этом случае необходимо информировать учредителей об их обязанности предоставить в компанию документы, подтверждающие их расходы. Удобным документом для такой ситуации является форма авансового отчета по форме АО-1 с приложением к нему всех необходимых документов.

Дочерняя компания может взять на себя инициативу и самостоятельно оплатить часть расходов по организации поездки и проживания учредителей на основании договоров с транспортными агентствами и гостиницами по безналичному расчету. Тогда подтверждающие документы предоставят соответствующие контрагенты через ответственных лиц компании.

Если цель мероприятия, на которое прибыл учредитель, не оговорена в уставе, организации будет сложно доказать экономическую обоснованность расходов на поездку учредителя. Ведь все функции текущей деятельности компании должны обеспечиваться штатными работниками. Скорее всего, оплату такой поездки налоговики рассмотрят не как расход компании, а как доход физического лица. При возникновении похожей ситуации организации предпочтительно предоставить сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Буфетное обслуживание (фуршет), завтрак, обед, транспорт для доставки учредителей до места проведения собрания, оплата услуг переводчиков во время представительского мероприятия признается расходом в целях налогообложения. Однако если проведенные мероприятия, например ужин в ресторане, не носят официального характера или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759).

Для подтверждения представительских расходов рекомендуем издать приказ о проведении мероприятия, утвердить смету расходов и назначить ответственное за мероприятие лицо. Ответственному лицу необходимо представить отчет о проведении мероприятия и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Рассмотрим вторую ситуацию, когда учредители выполняют определенные функции работников компании.

Если с учредителем заключен трудовой договор, то расходы по его заработной плате или командировкам в обычном порядке принимаются при расчете налога на прибыль.

Если учредитель не является работником компании, то его участие в текущей деятельности компании должно быть регламентировано договором подряда, возмездного оказания услуг или иным договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Расходы учредителя на командировки или представительские расходы оговариваются в условиях договора ГПХ и возмещаются ему на основании заявления при условии, что к последнему приложены соответствующие подтверждающие документы.

По договору ГПХ учредителю должно быть назначено вознаграждение, которое учитывается в расходах. Выбор статьи расхода зависит от предмета договора.

При этом вознаграждения за выполнение трудовых функций или обязательств по договору ГПХ должны быть четко разграничены от вознаграждения за выполнение обязанности члена совета директоров. Так как расходы в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров, не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).

Рассмотрим ситуацию, когда учредитель представляет интересы компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Обстоятельства данной ситуации очень похожи на предыдущие отношения учредителя и дочерней компании. Если учредитель действует в интересах компании, это означает, что он выполняет конкретные функции. Но зачастую учредитель не изъявляет желания заключать какой-либо договор с дочерней компанией.

В случае если учредителю выплачивается вознаграждение без оформления трудового договора, то его сумма не учитывается в расходах (п. 21 ст. 270 НК РФ). Если вознаграждение не выплачивается, то деятельность учредителя в пользу компании может быть квалифицирована как безвозмездное оказание услуг, что влечет возникновение внереализационного дохода при налогообложении прибыли.

Расходы учредителя в представительских целях принимаются в налоговом учете, если они документально подтверждены и направлены на получение доходов. Это могут быть переговоры с поставщиками или покупателями, представителями органов власти. Цель переговоров с представителями органов власти должна быть связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании, состав расходов и их сумма - разумными в пределах практики делового оборота: вода, кофе, чай, печенье и т.д. Никакие сувениры, подарки не входят в перечень представительских расходов.

Следует с осторожностью квалифицировать выплаты, компенсирующие расходы учредителей, если они являются членами совета директоров. Потому как буквальное прочтение пункта 48.8 статьи 270 Налогового кодекса не позволяет признавать в целях налогообложения какие-либо выплаты членам совета директоров.

Зачастую при осуществлении деятельности учредителей в интересах компании появляется необходимость использовать служебный транспорт.

В данном случае расходы на поездку до места проведения собрания можно учесть в составе представительских расходов. При этом расходы на поездку должны быть подтверждены путевым листом, а цель поездки связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании.

Подведем итоги и представим наши выводы в виде таблицы (см. ниже).

Обоснование расходов учредителя в налоговом учете

Расходы учредителя до регистрации фирмы

При расчете налога на прибыль организационные расходы до момента регистрации не отражаются независимо от того, являются они в соответствии с учредительными документами вкладом в уставный капитал или нет. Это объясняется следующим.

Правоспособность организации возникает в момент ее регистрации (п. 3 ст. 49, п. 2 ст. 51 ГК РФ). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами являются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. До момента регистрации организация не является налогоплательщиком, поэтому расходы, понесенные до регистрации, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Бухгалтерский учет расчетов с учредителями

Информация обо всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации отражается на счете 75 "Расчеты с учредителями".

Расходы учредителей, связанные с производством и реализацией, отражаются проводкой:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 75.

Прочие расходы учредителей оформляются следующей записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 75.

При выплате доходов от участия в организации делается запись:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 75.

В случае если учредитель является работником организации, то начисление и выплата ему доходов от участия в организации отражаются не на счете 75, а на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При этом выполняется следующая запись.

Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .

Оформление командировки руководителя (директора) в 2020 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

• расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

Это необходимо для корректного расчета суммы .

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Командировка руководителя Как отмечалось выше, командировка директора предприятия должна не только отвечать всем стандартам командировок рядового сотрудника, но и:

• иметь цель, согласно которой оформление командировки оправдано и отвечает необходимости для развития или деятельности компании;
• быть правильно оформлена, согласно требованиям закона и правилам организации;
• отвечать поставленной цели.

Директора Для выезда директора организации в командировку необходимо разработать четко поставленную цель такого трудового действия. При этом согласно Положению, целью командировки руководителя является выполнение действий, связанных с исполнением служебных обязанностей, которые направлены на улучшение и развитие организации.

Как оформить командировку директору и учредителю

Считается, что суточные оформляются для того, чтобы командированный работник, мог позволить себе в командировке достойное питание и проживание, при этом, как показывает практика, стоимость питания за пределами постоянного места работы значительно увеличивается и поэтому суточные должны быть на хорошем уровне. Также для подтверждения стоимости оказанных услуг, в частности гостиницы и питание в ней, необходимо попросить чек, а также собирать все чеки для приложения их к отчету о поездке. Как показывает практика, понесенные дополнительные расходы оплачиваются организацией довольно быстро при наличии веских доказательств.
Суточные Согласно законодательству, суточные представляют собой выплаты денежных средств командированному перед отправлением в поездку для того, чтобы тот имел возможность осуществлять какие-либо личные потребности организма.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.
Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Как оформляется командировка генерального директора?

Как отправить учредителя в командировку Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения. Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию.
Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией. Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ? Документальное оформление В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Menu

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы. Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства. В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства.

Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем. Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете. Питание и проживание, суточные Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Оформление командировки руководителя

В этом случае не надо забывать, что работодатель — это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) — не работодатель. Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками. При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно: — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9); — командировочное удостоверение (форма N Т-10); — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Если проезд осуществлялся на личном автомобиле При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности. В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие).
Такое назначение поможет организации работать в штатном режиме без простоя. При этом передача прав директора организации закрепляется не только приказом о назначении временно исполняющего обязанности, но и доверенностью, согласно ст. 185 ГК РФ. Документы Для выезда в командировку руководства необходимо оформить следующие документы:

• приказ о назначении заместителя, исполняющего обязанности директора во время отсутствия руководителя;
• письменное согласие лица на назначение его исполняющим обязанности;
• приказ о направлении в командировку, который директор может составить самостоятельно;
• служебное задание, которое требует исполнение в течение времени командировки;
• авансовый отчет директора;
• служебная записка при необходимости и т.д.

Внимание

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку. Оформление командировки директора и необходимые документы Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, - точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками.

Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника. Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9.

Если заместитель генерального директора или иной определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ. Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик») Приказ 30.05.2008 N 15 Москва О передаче полномочий генерального директора В связи с отбытием в командировку Приказываю: 1.

Возложить в период с 1 июня 2008 по 10 июня 2008 г. на заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича все обязанности генерального директора ООО «Лютик» Колпакова Юрия Михайловича без освобождения от основной работы. 2. Установить Иванову И.И. доплату в размере 10 000 руб.

Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку. Оформление командировки руководителя (директора) в 2017 году Правила и требования Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места. Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка? Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен.
Такие же действия касаются и руководителя предприятия. Заключается договор, согласно которому за использование личного автомобиля в целях развития предприятия, в частности осуществления командировки, ему будет выплачена некая сумма денежных средств. Авансовый отчет Авансовый отчет – документ установленной формы, который подается после приезда работника или руководителя из командировки. В нем указываются:

• денежная сумма, которую получил командированный работник предприятия (в частности директор);
• понесенные расходы в течение командировки, они могут быть меньше или больше;
• заявленные суммы подкрепляются необходимыми документами.

Образец авансового отчета по командировке здесь, бланк авансового отчета здесь. Стоит отметить, что данный документ подается в бухгалтерию организации с подписью лица, которое прибыло из командировки..